Vad är Lean?

Låt mig börja med att berätta om Lean. Vad är då Lean? Såhär säger Wikipedia:

”Lean är en ideologi som går ut på att maximera kundnyttan och samtidigt minimera slöseri av resurser genom olika typer av effektiviseringar och rationaliseringar. Lean har sitt ursprung i Toyotas utvecklingsstrategi inom Toyota Production System (TPS) men har senare blivit avknoppat av flera andra organisationer som olika produkter i form av e-böcker, utbildningar och tjänster.”

Lean handlar om att måna om nöjda kunder, att forma effektiva flöden, att gå till botten med avvikelser, att förbättra de flöden i vilka avvikelserna hittas och att var och en inom bolaget tar ansvar för att verka för dessa förbättringar. Lean är en filosofi kan man säga, som bygger på ett antal principer. Genom att arbeta utefter principerna inom Lean skapar man en organisation som ger nöjdare kunder! Lean handlar inte om att skära ner på personal. 

 

Vad är bra med Lean?

Jag snuddade vid det redan i förra stycket. Orden nöjd och kund är centrala. För vad är ett företag utan dess kunder? Och vad kan en nöjd kund ge ett företag? Om vi vänder på det blir det enkelt – inga kunder, inget företag. Hela grundkonceptet inom Lean är alltså att skapa kundnöjdhet. 

Låt mig också beröra ämnet brandsläckning. Med brandsläckning menar jag här snabba åtgärder för att tillfälligt lösa problem inom en organisation. Det kommer förstås alltid att förekomma. Problem uppstår, och behöver lösas snabbt för att medföra förlorade kunder, eller alltför mycket tidsspill. Men när problemet väl är tillfälligt löst, behöver man arbeta med en hållbar lösning. Det är där Lean kommer in i bilden. 

 

Lean i relation till ledarskapet

Jag vill påstå att ett företag som arbetar med denna filosofi ger nöjda medarbetare. Jag har ju nämnt tidigare att det här med autonomi och att känna sig värdefull är viktigt. Genom att arbeta enligt Leanfilosofin gör man alla medarbetare delaktiga i ett företags verksamhetsutveckling. Var och en får bidra med sin kompetens och kunskap, och gör något bra för sitt företag och dess kunder. Var och en får ta ett eget ansvar för att skapa förbättring. Den här videon nedan tycker jag illustrerar skillnaden mellan en Chef (i dess typiska bemärkelse) och en Ledare.

 

 

 

 

Vad är motivation?

 

Ja, vad är motivation, och varför är det viktigt? Slår man upp synonymer till ordet, får man bland annat fram ord som drivkraft, sporre och viljeinriktning. Dessa ord beskriver bra vad som ryms inom begreppet motivation. 

Man pratar om att det finns två typer av motivation, inre och yttre motivation. Som ledare tror jag på att man behöver jobba med både den  inre och den yttre motivationen. Den inre motivationen har efter studier visat sig vara den som ger mest hållbart resultat, men även den yttre motivationen spelar roll. Vad det hela handlar om är att mata hjärnan med vad den vill ha, i form av kortsiktig och långsiktig belöning, utveckling och autonomi.

 

Yttre och inre motivation

Låt mig bena ut de två begreppen.Yttre motivation innefattar drivkrafter som att få bonus eller provision, att få presenter, att prestera för att vinna en persons respekt. Andras bekräftelse, tävlingar, delmål, mål och poängsystem är också drivkrafter som triggar den yttre motivationen. Den yttre motivationen fungerar ypperligt för att ändra en vana eller se snabb förändring, då vi genom att tala till denna sätter igång hjärnans belöningssystem. Hjärnan triggas som jag nämnt tidigare av snabba belöningar.

Inre motivation har istället en passion för det man gör som drivkraft, liksom viljan att hjälpa någon man bryr sig om. Inre motivation triggas av att vilja klara av något samt att ha ett syfte med det man gör. En känsla av kompetens, att utvecklas, få positiv feedback,  att vilja bli bättre, självbestämmande (autonomi), att det vi gör har en mening och att känna tillhörighet. Den inre motivationen är den som får oss att hålla våra vanor rullande, det vill säga att ha en långsiktighet. Om du hittar det roliga med ditt jobb, och din mission med ditt jobb, så kommer du att trigga din hjärna på ett bra och hållbart sätt och på så vis känna stor motivation i det långa loppet.

 

 Vad händer när vi enbart låter den yttre motivationen agera drivkraft för oss?

 

Här kommer tre exempel på  när en person som enbart drivits av yttre motivation tappar motivationen, och varför.

 

•  En säljare drivs enbart av att maximera sin säljprovision. Företaget gör om lönesättningen, och tar bort bonusen helt. Säljaren vet inte längre vad denne drivs av, och tappar sin motivation.

 

•  En student får höga betyg enbart på grund av att att föräldrarna pushat, eleven drivs av en vilja att duga, leva upp till mamma och pappas höga krav. Föräldrarna slutar ställa krav, eleven  tappar fokus / motivation.

 

• En person drivs av andras bekräftelse. En dag slutar andra att mata personen med bekräftelse, och personen i fråga tappar motivationen helt. 

 

I samtliga fall ovan behöver personerna hitta sin inre motivation och ställa sig dessa frågor; Varför ska jag sälja? (Till exempel  för att få nöjda kunder, att det är bra för företaget, att det stärker mig i min yrkesroll). Varför ska jag få högsta betyg? (Det hjälper mig komma in på läkarlinjen, jag kan arbeta med att rädda liv och så vidare).

 

Så, hur kan du som ledare arbeta med att stärka andras motivation?

Tala inte enbart till dina medarbetares yttre motivation. Använd den yttre motivationen när du vill se snabb förändring, eller när en medarbetare verkligen behöver en snabb belöning. Använd den också när du vill få gjort saker som kan upplevas som tråkiga, som klassiskt rutinarbete. Ha största fokus på den inre. Arbeta med att stärka upp dina medarbetare. Ge positiv feedback, få dem att vilja utvecklas, var noga med att understryka varför de har den roll de har, och varför de är viktiga på sin position. Få medarbetarna att känna att de är en del i en helhet, och att de är stolta över sitt yrke. 

 

 

Källa:

 

Litteratur: Neuroledarskap, Katarina Gospic, Stefan Falk, Förlaget Natur och kultur, 2016

Internet: http://www.huvudsidan.se/hjarntraning/inre-yttre-motivation/

Förståelse för hur hjärnan fungerar

För att bli en bra ledare menar jag att man behöver förstå hur delar av hjärnan fungerar, för att på så vis veta hur man ska leda, coacha och motivera medarbetare. Man behöver veta hur en människa agerar i olika situationer, vad som triggar och vad som påverkar negativt.

När man pratar om vår hjärna, och varför vi agerar som vi gör i olika situationer, pratar man bland annat om de två delar i hjärnan som kallas Amygdala och Striatum.

 

Amygdala

Amygdala är en del av av vår hjärna, och betraktas som den äldsta delen av den. Amygdala kontrollerar bland annat vår förmåga att känna rädsla.

Amygdala är en del av reptilhjärnan, den centrala delen av hjärnan. Den styr med andra ord våra mest basala instinker. Amygdala är hjärnans känslostruktur. När amygdala aktiveras sätter det igång en reaktion – fly eller fäkta. 

Amygdala går igång när vi utsätts för obehagliga, tråkiga och otrevliga saker. Amygdala är den del av hjärnan som bland annat sätter igång hot-responsen. Hot-responsen är fem gånger så prioriterad jämfört med belönings-responsen. Det har med vår överlevnad att göra, och går långt bak i tiden. Att hjärnan jobbar på det viset har helt enkelt förr varit skillnaden mellan liv och död. Hjärnan är programmerad att identifiera fara snabbare och starkare. Fara innebar förr att bli jagad av ett levande djur. Fara idag innebär inte så mycket att bli jagad, då vi inte lever som för (även det naturligtvis kan hända även idag, om du är i skogen och kommer för nära vissa sorters djur). Fara kan idag istället ha med det sociala samspelet att göra.

 

Striatum

Striatum är också en del av hjärnan. Striatum är hjärnans belöningsstruktur. Striatum aktiveras av saker som människan tycker om, det som är roligt, trevligt och gott. Vi får en dos belöning, och det gillar hjärnan! Hjärnan gillar det så mycket att den fortsätter uppmuntra oss att göra saker som aktiverar striatum.

Det som hjärnan gillar allra mest är snabba belöningar. Det beror på att hjärnan är programmerad att låta så lite energi som möjligt gå åt. Snabba belöningar sparar energi åt hjärnan. Vi triggas därmed av kortsiktighet, och undviker långsiktighet. (Om striatum får bestämma). På grund av att hjärnan därmed väljer den lättare vägen, är det bra att känna till att vi kan utmana den. Genom att ha den här kunskapen, kan vi medvetet välja den svårare vägen. Om vi vill etablera en ny vana, som vi tycker känns svår och krånglig, behöver vi aktivt ta det beslutet, och hålla fast vid det. När vi gjort på det nya sättet ett tag har vi etablerat en ny vana! Denna nya vana blir då den bekväma för hjärnan, som vant sig, och inte behöver kosta på sig att använda så mycket energi. 

Vill vi nå våra mål ska vi därför jobba med kortsiktiga mål också, så kallade delmål. Lägger vi in delmål längs vägen, som är lättare att nå, aktiverar vi Striatum. Det hjälper oss i sin tur att nå våra långsiktiga mål. Vi behöver också vara medvetna om hur hjärnan fungerar, och med den insikten träna hjärnan i att arbeta långsiktigt. Det kommer inte av sig själv!

 

Motivation

Striatum går igång på inre och yttre motivation. Inre motivation kan till exempel vara ett driv eller att brinna för en viss sak, till exempel att ge någon service. Yttre motivation kan vara pengar, eller att känna sig omtyckt i ett socialt sammanhang. Ska man ge dessa två faktorer en prioritet, är det den inre motivationen som vinner.

Hjärnan vill minimera hot och maximera belöning. Hot mycket starkare än belöning. Att bli utfryst eller känna av psykisk oro aktiverar samma del av hjärnan som bidrar till att vi känner fysisk smärta. Det är alltså sant att man kan känna av hjärtesorg genom ont i hjärtat.

 

Sammanfattning

För att knyta ihop säcken. Amygdala kontrollerar våra primala behov, och styr hotresponsen, som är mycket starkare än belöninsgsresponsen. Striatum heter den del av vår hjärna som styr vår belöningsrespons. När vi arbetar med motivation behöver vi tänka på att det finns två typer av motivation. Det som förr triggade hotresponsen är idag inte ett lika stort problem. Idag är det andra faktorer som triggar amygdala istället. Vi kan bli herre över våra primala behov! Vi kan styra vår hjärna. Detta kan vi arbeta med i vårt ledarskap.

Del ett i denna bloggserie handlar om planering och effektivitet. Du hittar avsnittet här. 

 

 

 

 

Källor:

Litteratur:

Neuroledarskap, Katarina Gospic, Stefan Falk, Förlaget Natur och kultur, 2016

Human anatomy & Physiology, Elaine n Marieb, Katja Hoehn, Pearson Benjamin Cummings, 2007

Internet:

https://www.youtube.com/watch?v=fDD5wvFMH6U

https://www.youtube.com/watch?v=EEUxKFmIUiI

https://www.youtube.com/watch?v=pZT-FZqfxZA