Planering och effektivitet

Som ledare, oavsett om du leder en verksamhet, ett team, eller dig själv och din enskilda firmas arbete, vill jag påstå att en del av din framgång ligger i din effektivitet. Med effektivitet menar jag inte bara förmågan att vara snabb och få mycket gjort på kort tid. Jag pratar också om den del av ditt arbete som kallas planering. Första avsnittet i min bloggserie om hur du blir en bra ledare handlar om planering och effektivitet. 

 

Varför är det viktigt att planera?

Ponera att du inte gör upp någon som helst planering, varken kortsiktig eller långsiktig. Du tar dagen som den kommer, och veckorna också. Du har ingen klar plan för vad du behöver göra eller vill åstadkomma. Hur mår du, och vad åstadkommer du då?

Det kan fungera en tid att inte planera, eller strukturera sitt arbete. Men risken är överhängande att det slutar med att du känner dig enormt stressad, missar viktiga deadlines, eller fokuserar på fel saker.

Om  du istället lägger ner tid på att göra en planering, kommer du att vinna mycket. Du kommer att känna att du har koll på läget, du kommer att hålla dina tider, och du kommer att jobba med brandsläckning i mindre utsträckning. Du kommer att vara den som styr ditt egna skepp, vilket kommer ge en mer stressfri tillvaro. 

 

Hur gör man en bra planering?

Såhär arbetar jag. 

• Varje fredag gör jag en planering för nästa vecka. Jag skriver en lista över det jag vet att jag behöver göra. Denna lista styckar jag sedan upp. En del aktiviteter planerar jag in redan på fredagen för nästa vecka, och lägger in i min digitala kalender i mejlen. En del av listan för jag dag för dag över på min dagsplanering. När jag gör min veckoplanering ser jag över min föregående veckas planering. Saker som eventuellt fått stryka på foten för brandsläckningsåtgärder för jag över på nästa veckas planering. Jag gör också års- och månadsplaneringar, men i grövre drag. 

 

• Jag försöker planera in tid att läsa och besvara mejl under bestämda block varje dag. Notera att jag skriver försöker, detta är ett arbetssätt som jag får jobba hårt med att implementera. Det har med min personlighet att göra, då jag föredrar att göra saker snabbt och direkt. Men jag vet att om jag dedikerar tid åt mina mejl, så har jag mer tid att tänka igenom mina mejlsvar, samt planera för när jag ska agera på mejlen om det behövs. Vetskapen om det gör att jag får möjlighet att träna in ett nytt beteende, jag utmanar min hjärna!

 

• Jag planerar alltid in fri tid. Med det menar jag att jag ger min egen kalender luft! Det kommer alltid att dyka upp oförberedda händelser eller möten, och det är också viktigt med återhämtning. Jag mår inte bra när min kalender är för tätt packad.

 

Hur blir man mer effektiv förutom att skapa ett bra sinne för planering?

Här kommer nästa viktiga del i att effektivisera sig och sin tid. Att vara effektiv hänger ihop med att skapa en bra planering. Även detta bidrar till att skapa en mer stressfri tillvaro, och att styra det egna skeppet. Såhär gör du för att bli mer effektiv. 

 

• Rangordna de uppgifter som kommer till dig. Fråga dig – är det här en uppgift jag behöver prioritera? Eller kan den vänta? Behöver jag agera på den över huvud taget, eller kan jag bestämma mig för att tacka nej? Planera in att agera på uppgiften utefter dess prioritet. Vissa uppgifter är av sådan art att det brinner i knutarna, och behöver tas om hand direkt. Övriga uppgifter kan vänta tills dess att du har tid för att göra dem på ett bra och organiserat sätt, alternativt avböjas helt eller delegeras.

 

• Dokumentera löpande händelser i din kalender. Jag dokumenterar mina avstämningar för att nämna en sak. På så vis vet jag när jag haft en, och med vem.

 

• Skapa en struktur i din inkorg. En inkorg i kaos skapar onödig stress, och det tar längre tid för dig att hitta viktiga mejl som du behöver gå tillbaka till.

 

• Målsättning. Sätt upp mål för dig och din verksamhet. Både kortsiktiga och långsiktiga. Integrera dessa i din planering. Mer om målsättning kommer i ett senare avsnitt.

 

• Delegera- Vad kan du delegera till någon annan? Träna på att släppa på ditt kontrollbehov och delegera arbetsuppgifter till andra. Du behöver inte göra allt själv! Om du tycker att det känns läskigt kan du testa att delegera i olika steg. Du kan till exempel börja med att delegera delar av en uppgift, eller delegera själva utförandet av en uppgift som du själv satt agendan för. Ett exempel på det sistnämnda skulle kunna vara att du ber någon annan att hålla i ett möte för dig, men att du själv bestämmer vad mötet ska handla om.Du kan också börja delegera uppgifter som inte är av största vikt, men som ändå behöver göras. 

 

För att knyta ihop säcken, börja med att skapa en bra planering. Börja på veckobasis om det känns svårt att planera mer långsiktigt. När du gjort det ett tag kan du börja göra upp mer långsiktiga planer. Se över din effektivitet, och gör din arbetstid mindre stressig. Prioritera, strukturera och sätt upp mål. Ha med dig att du behöver träna in nya vanor. Efter ett tag har du satt en ny rutin, som inte kommer att kännas krävande längre. Utmana din hjärna, och nå resultat!

 

Vad tänker du om ovan nämnda områden? Arbetar du med dessa, och hur gör du en bra planering?