Kommunikation

Vad är kommunikation? Jag vill gärna belysa det innan jag kommer in på essensen av att kommunicera via skrift. Kommunikation brukar beskrivas såhär –  ”Kommunikation är ett utbyte av tankar och idéer mellan människor för att uppnå en förståelse.” Ordet kommunikation kommer från det latinska språket, och betyder ömsesidigt utbyte.

När vi talar med varann via det skrivna ordet blir det lätt missförstånd. De ord vi väljer sätter många gånger tonen för hela samtalet, och kan dessutom leda till onödiga konflikter. Vi kan inte som vi gör när vi kommunicerar muntligt använda tonen i rösten. Det är svårare att kommunicera via skrift, men det går att träna sig till att bli en mästare! 

 

Bli en mästare på att kommunicera skriftligt och undvik onödiga konflikter

Här kommer några av mina bästa tips på hur du undviker att hamna i konflikter samt skapa nöjda medmänniskor eller kunder.

 

• Använd ordet ju med varsamhet. Tänk på i vilket sammanhang du använder det, och hur det kan tolkas av mottagaren. I väldigt många fall kan ordet ju uppfattas som om att du vet bättre än mottagaren, eller att du har tolkningsföreträde. Exempel på det är: ”Det vet du ju.”, eller ”Det är ju inte som om att regnväder är dåligt!” 

 

• Bra att tänka på är att meningar i stil med ”Som sagt så är staketet grönt”, eller ”Som jag skrev tidigare så…” kan uppfattas som otrevliga. Dessa använder vi oftast när vi känner oss frustrerade över att mottagaren inte förstod det vi sagt tidigare i konversationen. Här kan det vara läge att försöka förklara på ett annat vis istället. Det är värdefullt att ha innebörden av kommunikation med sig här, och särskilt delen ”för att uppnå en förståelse”. 

 

• Positiv förstärkning! Det är aldrig fel att skriva tack, att en fråga är bra (”Bra att du frågar” till exempel), eller att berömma i största allmänhet. Det skapar en positiv ton.

 

• Om vi  skriver hela ord eller meningar i versaler uppfattas det lätt som om att vi skriker. 

 

• Är du osäker på vad personen du skriver med menar, dubbelkolla! Du kan till exempel skriva ”Bara så jag förstått dig rätt, du menar att….?”

 

Hoppas att du kan ha nytta av mina tips, fråga gärna om det är något du funderar över!

 

 

Jag – före detta digital kommunikatör .

Foto: Therese Larsson / tessochlex